E-Mails mit ChatGPT verfassen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, professionelle E-Mails zu verfassen, die klar strukturiert und angemessen im Ton sind. Mit den richtigen Eingabeaufforderungen erstellen Sie in wenigen Minuten durchdachte Nachrichten für jede Situation.

1. Öffnen Sie ChatGPT und beschreiben Sie den Kontext. Navigieren Sie zu chat.openai.com und melden Sie sich an. Beginnen Sie Ihre Eingabe mit einer klaren Kontextbeschreibung: "Schreibe eine E-Mail an [Empfänger] bezüglich [Thema]". Geben Sie zusätzlich den gewünschten Ton an (formal, freundlich, geschäftlich).
2. Definieren Sie die wichtigsten Inhalte. Listen Sie die Kernpunkte Ihrer E-Mail auf: Hauptanliegen, gewünschte Aktion vom Empfänger, relevante Termine oder Details. Formulieren Sie diese als Stichpunkte in Ihrer Eingabe: "Bitte erwähne folgende Punkte: 1. [Punkt 1], 2. [Punkt 2], 3. [Punkt 3]".
3. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Länge vor. Spezifizieren Sie die gewünschte Länge: "kurz und prägnant", "ausführlich mit Details" oder "maximal 100 Wörter". ChatGPT passt die Ausführlichkeit entsprechend an und hält sich an Ihre Vorgaben.
4. Überprüfen Sie die generierte E-Mail auf Vollständigkeit. Lesen Sie den ChatGPT-Entwurf sorgfältig durch und prüfen Sie, ob alle wichtigen Informationen enthalten sind. Kontrollieren Sie Betreff, Anrede, Hauptteil und Schlussformel auf Angemessenheit für Ihren spezifischen Anwendungsfall.
5. Fordern Sie bei Bedarf Anpassungen an. Bitten Sie um spezifische Änderungen mit Formulierungen wie "Mache den Ton etwas formeller" oder "Füge einen Absatz über [spezifisches Thema] hinzu". ChatGPT überarbeitet die E-Mail entsprechend Ihren Anweisungen.
6. Personalisieren Sie die finale Version. Kopieren Sie die E-Mail in Ihr E-Mail-Programm und fügen Sie persönliche Details hinzu: korrekte Namen, spezifische Daten, interne Referenzen oder Anhänge. Passen Sie die Anrede und Grußformel an Ihre übliche Kommunikation an.
7. Führen Sie eine abschließende Kontrolle durch. Prüfen Sie Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit der Nachricht. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Empfänger, der korrekte Betreff und eventuelle Anhänge eingetragen sind, bevor Sie die E-Mail versenden.