如何安排跨时区的会议

掌握全球日程安排技巧，在 Outlook 和 Google 日历中精确管理时区差异，避免手动计算错误。

1. 在日历设置中启用次要时区. 在 Google 日历中，点击设置齿轮图标，选择“设置”，然后在“世界时钟”部分勾选“显示次要时区”。在 Outlook 中，导航至“文件”>“选项”>“日历”>“时区”，然后勾选“显示第二个时区”并从下拉菜单中选择目标地点。
2. 利用“查找时间”功能. 创建新活动时，在 Google 日历中点击“查找时间”，或在 Outlook 中点击“日程安排助手”。此视图会显示所有受邀参与者的空闲时间，并叠加显示在其各自的工作时间内，自动根据其用户配置文件中定义时区差异进行调整。
3. 锁定活动时区. 在活动创建窗口中点击“时区”选项，以相对于固定地点指定会议时间。这样可以确保，如果参与者出行或开始夏令时，会议时间将固定在所选时区，而不是根据查看者的本地时钟进行更改。
4. 验证与标准工作时间的重叠情况. 将建议的时间段与可靠的世界时钟工具进行交叉比对，以确保该时间不会落在收件人的极早晨或深夜。目标是为大多数参与者安排在上午 9 点到下午 5 点之间，以最大化出勤率和参与度。
5. 在邀请中沟通时区. 在活动说明字段中包含会议的主要时区。这可以作为与会者的二次确认，防止参与者的日历平台未能正确更新显示时间时出现错误。