ईमेल टेम्प्लेट्स का उपयोग करके काम की गति कैसे बढ़ाएं

ईमेल टेम्प्लेट्स आपको बार-बार लिखे जाने वाले ईमेल के लिए समय बचाने में मदद करते हैं। एक बार टेम्प्लेट बनाकर आप किसी भी समय उसे दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं।

1. Gmail में टेम्प्लेट फीचर को सक्रिय करें. Gmail खोलें और Settings गियर आइकन पर क्लिक करें। See all settings चुनें। Advanced टैब पर जाकर Templates को Enable करें और Save Changes पर क्लिक करें।
2. नया टेम्प्लेट बनाएं. Compose बटन दबाकर नया ईमेल खोलें। Subject line और email body में अपना मानक टेक्स्ट लिखें। तीन डॉट्स मेन्यू (...) पर क्लिक करें और Templates > Save draft as template > Save as new template चुनें।
3. Outlook में Quick Parts सेट करें. Outlook में नया ईमेल खोलें। अपना टेम्प्लेट टेक्स्ट लिखें और उसे सेलेक्ट करें। Insert टैब पर जाकर Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery पर क्लिक करें। टेम्प्लेट को नाम दें और OK दबाएं।
4. प्लेसहोल्डर्स का इस्तेमाल करें. टेम्प्लेट में [NAME], [DATE], [PROJECT] जैसे प्लेसहोल्डर्स जोड़ें। ये आपको याद दिलाएंगे कि कहां personalized जानकारी भरनी है। हर बार टेम्प्लेट इस्तेमाल करते समय इन्हें बदल दें।
5. टेम्प्लेट को ईमेल में लोड करें. Gmail में Compose करते समय तीन डॉट्स मेन्यू > Templates पर जाकर अपना सेव किया गया टेम्प्लेट चुनें। Outlook में Insert टैब से Quick Parts का इस्तेमाल करें। टेम्प्लेट लोड होने के बाद जरूरी जगह एडिट करें।
6. विभिन्न केटेगरी के टेम्प्लेट्स बनाएं. अलग-अलग काम के लिए अलग टेम्प्लेट्स बनाएं। मीटिंग रिक्वेस्ट, फॉलो-अप, थैंक यू नोट, प्रोजेक्ट अपडेट के लिए अलग टेम्प्लेट्स रखें। हर टेम्प्लेट का नाम category के साथ रखें।
7. मोबाइल ऐप्स में टेम्प्लेट्स एक्सेस करें. Gmail mobile app में Compose करते समय तीन डॉट्स मेन्यू से Templates option मिलेगा। Outlook mobile में तैयार messages के लिए Drafts folder का उपयोग करें। वहां अपने template drafts save करके रखें।