एक से अधिक ईमेल खातों को कैसे प्रबंधित करें

आज के डिजिटल युग में अधिकतर लोगों के पास व्यक्तिगत, कार्यालय और अन्य उद्देश्यों के लिए कई ईमेल खाते होते हैं। सभी खातों को अलग-अलग प्रबंधित करना समय की बर्बादी है। इस गाइड से आप सभी ईमेल अकाउंट्स को एक ही जगह से संचालित करना सीखेंगे।

  1. मुख्य ईमेल क्लाइंट चुनें. Outlook, Thunderbird, या Apple Mail जैसे किसी एक ईमेल क्लाइंट को अपना प्राथमिक सॉफ्टवेयर बनाएं। यदि आप वेब-आधारित समाधान चाहते हैं तो Gmail के inbox में अन्य खाते जोड़ सकते हैं। सभी खातों के लिए IMAP और SMTP सेटिंग्स की जानकारी एकत्रित करें।
  2. सभी ईमेल खाते जोड़ें. चुने गए क्लाइंट में File > Account Settings या Settings > Accounts पर जाएं। Add Account पर क्लिक करें और प्रत्येक ईमेल पता, पासवर्ड, और सर्वर सेटिंग्स दर्ज करें। Gmail में Settings > Accounts and Import > Check mail from other accounts पर जाएं।
  3. फ़ोल्डर संरचना व्यवस्थित करें. प्रत्येक खाते के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर बनाएं या रंग-कोडिंग का उपयोग करें। व्यक्तिगत, कार्यालय, और अन्य श्रेणियों के लिए अलग लेबल या फ़ोल्डर सेट करें। Outlook में Rules, Gmail में Filters का उपयोग करके स्वचालित छंटाई सेट करें।
  4. स्वचालित फिल्टर सेट करें. प्रेषक के ईमेल पते, विषय में कीवर्ड, या डोमेन के आधार पर नियम बनाएं। Gmail में Settings > Filters and Blocked Addresses > Create a new filter पर जाएं। महत्वपूर्ण ईमेल के लिए Priority Inbox या Important markers सक्रिय करें।
  5. एकीकृत हस्ताक्षर बनाएं. प्रत्येक खाते के लिए अलग signature सेट करें जो उस खाते के उद्देश्य के अनुकूल हो। व्यावसायिक खाते में संपर्क विवरण और पदनाम शामिल करें। Gmail में Settings > General > Signature या Outlook में File > Options > Mail > Signatures में जाकर सेट करें।
  6. सिंक सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें. सभी डिवाइस पर समान खाते access करने के लिए IMAP का उपयोग करें। मोबाइल डिवाइस में भी same accounts add करें। Sync frequency को battery और data usage के अनुसार adjust करें - महत्वपूर्ण खातों के लिए हर 15 मिनट, अन्य के लिए hourly।
  7. नियमित सफाई की दिनचर्या बनाएं. सप्ताह में एक बार inbox को साफ करें और अनावश्यक ईमेल delete करें। 30 दिन से पुराने sent items और 90 दिन से पुराने spam folder को खाली करें। Storage space की निगरानी करें और बड़े attachments को cloud storage में move करें।

Related

  • सोशल मीडिया पर प्राइवेसी सेटिंग्स कैसे करें
  • डेटा ब्रीच की जांच कैसे करें
  • पासवर्ड मैनेजर का प्रभावी उपयोग कैसे करें
  • गूगल से अपनी व्यक्तिगत जानकारी कैसे हटाएं
  • एन्क्रिप्टेड मैसेजिंग कैसे सेट करें
  • प्राइवेसी फोकस्ड ब्राउज़र का उपयोग कैसे करें