Belegscanner für Quittungen einrichten

Ein spezieller Belegscanner digitalisiert Quittungen schnell und organisiert. Die Einrichtung dauert etwa 10 Minuten und ermöglicht die automatische Archivierung von Belegen für Steuer und Buchhaltung.

1. Scanner auspacken und anschließen. Nehmen Sie den Scanner aus der Verpackung und entfernen Sie alle Schutzfolien. Verbinden Sie das USB-Kabel mit dem Scanner und Ihrem Computer. Schließen Sie das Netzteil an und drücken Sie den Ein-/Aus-Schalter.
2. Treiber und Software installieren. Legen Sie die mitgelieferte CD ein oder laden Sie die aktuelle Software von der Herstellerwebsite herunter. Führen Sie die Installation aus und starten Sie den Computer neu. Öffnen Sie die Scanner-Software und folgen Sie dem Einrichtungsassistenten.
3. Scanqualität konfigurieren. Öffnen Sie die Einstellungen der Scanner-Software. Stellen Sie die Auflösung auf 300 DPI für Quittungen ein. Wählen Sie 'Farbe' als Scanmodus und aktivieren Sie die automatische Größenerkennung. Speichern Sie diese Einstellungen als Standardprofil.
4. Speicherort und Dateiformat festlegen. Navigieren Sie zu den Ausgabeeinstellungen. Erstellen Sie einen Ordner 'Belege' auf Ihrem Desktop oder in Ihren Dokumenten. Wählen Sie PDF als Ausgabeformat und aktivieren Sie die durchsuchbare PDF-Option (OCR). Stellen Sie die automatische Dateibenennnung mit Datum ein.
5. Automatische Funktionen aktivieren. Aktivieren Sie in den erweiterten Einstellungen die Funktionen 'Leere Seiten überspringen', 'Automatische Begradigung' und 'Farboptimierung'. Stellen Sie den Scanner so ein, dass er nach dem Scannen automatisch in den Bereitschaftsmodus wechselt.
6. Ersten Testbeleg scannen. Legen Sie eine Quittung mit der bedruckten Seite nach unten in den Scanner. Drücken Sie die Scan-Taste am Gerät oder klicken Sie in der Software auf 'Scannen'. Überprüfen Sie das Ergebnis im Vorschaufenster und speichern Sie die Datei.
7. Backup und Cloud-Synchronisation einrichten. Verknüpfen Sie den Belegordner mit Ihrem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox. Aktivieren Sie die automatische Synchronisation in den Cloud-Einstellungen. Erstellen Sie zusätzlich eine wöchentliche Backup-Routine auf eine externe Festplatte.