Zapier für Einsteiger verwenden – Automatisierungen ohne Code erstellen

Zapier verbindet verschiedene Apps miteinander und automatisiert wiederkehrende Aufgaben ohne Programmierkenntnisse. Mit sogenannten Zaps können Sie Workflows erstellen, die Zeit sparen und Fehler reduzieren.

1. Zapier-Konto erstellen und einrichten. Besuchen Sie zapier.com und klicken Sie auf 'Sign up for free'. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungsmail. Nach der Anmeldung landen Sie auf dem Dashboard.
2. Ersten Zap erstellen. Klicken Sie auf 'Create Zap' im Dashboard. Wählen Sie zunächst eine Trigger-App aus der Liste oder suchen Sie danach. Der Trigger ist das Ereignis, das Ihren Zap startet. Beliebte Beispiele sind neue E-Mails in Gmail oder neue Zeilen in Google Sheets.
3. Trigger konfigurieren. Wählen Sie das spezifische Ereignis aus, das den Zap auslösen soll. Verbinden Sie Ihr Konto mit der ausgewählten App über 'Connect Account'. Folgen Sie den Autorisierungsschritten im Pop-up-Fenster. Testen Sie den Trigger mit 'Test trigger', um sicherzustellen, dass Daten korrekt empfangen werden.
4. Action-App auswählen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen. Wählen Sie die App aus, in der etwas geschehen soll. Definieren Sie die spezifische Aktion, wie 'Create Spreadsheet Row' oder 'Send Email'. Verbinden Sie auch hier Ihr Konto mit der Action-App.
5. Action konfigurieren und Daten zuordnen. Füllen Sie die Felder der Aktion aus. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Daten aus dem Trigger den entsprechenden Feldern zuzuordnen. Zapier zeigt Ihnen verfügbare Datenfelder vom Trigger an. Fügen Sie bei Bedarf statischen Text oder Formatierungen hinzu.
6. Zap testen und aktivieren. Klicken Sie auf 'Test action', um die Konfiguration zu überprüfen. Zapier führt die Aktion einmalig aus und zeigt das Ergebnis an. Überprüfen Sie in der Ziel-App, ob alles korrekt funktioniert hat. Klicken Sie abschließend auf 'Publish' und dann auf 'Turn on Zap'.
7. Zap-Aktivität überwachen. Öffnen Sie 'My Zaps' im Dashboard, um alle Ihre Automatisierungen zu sehen. Klicken Sie auf einen Zap, um die Ausführungshistorie einzusehen. Grüne Häkchen zeigen erfolgreiche Ausführungen, rote X markieren Fehler. Bei Problemen finden Sie Details in der Fehlermeldung.